Предлагаем эйчарам обдумать новый ивент-сюжет: как добиться максимального эффекта от проведения события, чтобы выделяемые на него средства не были потрачены зря.

Прежде всего, нужно определить, какова основная цель мероприятия. Результатом проведенного компанией события всегда является изменение- отношения людей к компании, к партнерам, к работе, к коллегам и т. д. На первый взгляд, все понятно, просто и даже банально. Но, к большому сожалению, в процессе организации события коллеги - эйчары нередко упускают эту важнейшую составляющую любого мероприятия: поставить вопрос «зачем?» и найти на него ответ.

Согласитесь, достаточно часто воспроизводится одна и та же схема неудачи: решили провести праздник - «потому что так надо», «потому что руководитель сказал», «потому что надо как-то отпраздновать Новый год». Со скрипом зубовным и с грехом пополам провели. И получили в результате - «как-то». Причем хорошо, если результат подобного воздействия окажется нулевым, а не отрицательным...

Иногда приходится слышать: «Известные компании выбрасывают огромные деньги на праздники». Наш почти десятилетний опыт работы свидетельствует об обратном: как раз сильные успешные компании никогда не организуют ивенты бесцельно, исключительно от желания «покутить». Для серьезного бизнеса это нонсенс - и в благополучные, и в «экономные» времена.

Например, небывалое для нашей страны масштабное шоу компании «Киевстар» в честь 10-летия своей деятельности (по оценкам пресс-службы «Киевстар», его посетили около 500 тыс. человек; для сравнения: концерт Пола Маккартни - 350 тыс.) - это рекламный проект, капиталовложение для укрепления лояльности своих клиентов и привлечения новых, для создания имиджа лидера. У этого праздника была четкая цель и результат - изменения в восприятии. Теперь о компании не просто знают как об одном из операторов мобильной связи, а видели своими глазами или по телевизору и слышали от друзей или по радио, что это лидер, «самый-самый». В информационных блоках недаром употреблялась превосходная степень: «крупнейший», «наибольший», «самый дорогостоящий»...

Однако есть примеры, когда коммуникация - т.е. изменение сознания человека, участвующего в «ивенте», изменяется путем вполне недорогостоящих средств.

В статье об ошибках в организации мероприятий было упоминание об очень простом мероприятии - открытии представительства нефтедобывающей компании в Украине, которое проводилось в мае этого года.

Был выбран лучший в Киеве зал - бальный зал отеля Hyatt.

Приглашенные, на уровне министров и руководителей нефтеперерабатывающих комбинатов, были приглашены за 2-3 недели. После этого была осуществлена серия звонков-напоминаний.

Явка, при правильном подходе к приглашению, была впечатляющей - порядка 80-90% приглашенных. Для министров - очень неплохой показатель. Специально на это мероприятие приехал глава компании, из Германии. Он лично общался с руководством интересующих его компаний. В программе был только фоновый джаз - ничего не должно было отвлекать гостей от общения. При этом каждый на выходе получил подарок от компании - бизнес-сувенир, который, как мы рассчитываем, останется для памяти (настольные часы - подставка для карандашей и планер).

Главным событием вечера стала, естественно, презентация самой компании.

Были приготовлены фото и видео материалы, электронная презентация, необходимые показатели. В этой ситуации воздействие на сознание гостей осуществлялось с помощью нужной информации и изысканной атмосферы общения (мы заказали самый простой коктейль, существующий в меню «Hyatt»).

По итогам мероприятия мы обновили клиентскую базу для Компании, составили отчетность о посещаемости.

Цели и элементы мероприятия

Наиболее разумным в ситуации кризиса решением будет простота. Но внимание: простота может быть синонимом изящества и даже гениальности, а может оказаться и той, что, по поговорке, «хуже воровства».

При подготовке события нужно четко разграничить, будет оно предназначаться только для сотрудников компании, либо его целевая аудитория - внешние участники (партнеры, клиенты, приглашенные гости). Рассмотрим оба варианта подробнее.

Внутренние мероприятия

Если эйчар и его команда подготовки к празднику организуют событие для сотрудников - юбилей компании, командные игры, корпоративные пикники и прочее, в этом случае основная задача - работа с коллективом, изменение сознания людей в сторону повышения лояльности к работодателю, к руководителям. Идеал, к которому надо стремиться - пробуждение гордости за свою организацию, партнерские отношения с коллегами, уважение (иногда даже восхищение) к руководителям и наиболее эффективным сотрудникам.

Здесь, прежде всего, необходимо создать определенную атмосферу, «саспенс», действие. Это вовсе не означает, что обязательно нужны ролевые игры, костюмированные представления и пр. Главное - создать чувство общности, даже некоей «семейности».

Для этого очень важно правильно подобрать площадку, на которой будет происходить событие. Принципиальный момент: зал не должен разобщать людей. При проведении «камерных» мероприятий мы не рекомендуем использовать сцену, трибуну, высокий подиум. Гораздо действеннее и проще - сдвинуть столы полукругом, а в центре поставить стул или стулья для ведущих и выступающих сотрудников. Если в помещении, где будет проходить корпоративный праздник, трибуна или подиум все же есть, их лучше задрапировать и использовать как место для расположения призов, подарков.

Затем выбираем идею, которая поможет донести послание руководителей до сотрудников, решить задачу мероприятия. К примеру, сейчас бизнес озабочен подъемом продаж, укреплением корпоративного духа, поскольку люди устали от кризиса, мало мотивированы работать за урезанную зарплату.

Вспомним, что понятие «счастье» скорее коррелирует с чувством причастности к интересному или грандиозному делу, чем с конкретной суммой денег. Если руководители будут популяризировать ценности труда на общее благо, демонстрируя их на своем собственном примере, объясняя важность вклада каждого человека в общее дело - у компании есть шанс поднять волну энтузиазма, сравнимую с духом первых пятилеток в СССР. Это действительно работает! Например, в таком стиле мы помогли компании «Санта Бремор» провести корпоративное мероприятие с ярким девизом «Санта - продавец-боец!» В течение дня все сотрудники (и киевского офиса, и белорусского) в защитной униформе, независимо от пола и возраста, сражались за победу в командных играх, преодолевали препятствия, даже переплывали реку на надувных шлюпках... Директор головного офиса личным примером вдохновлял каждого сотрудника к сражению за высокий результат. Идея трудовых достижений, подкрепленная этим ивентом, теперь укоренена в корпоративном духе.

Еще один пример - мероприятие в стиле минимализма на радиостанции «Виста ФМ», соответствующее требованиям экономного отношения к ресурсам во время кризиса. Этот корпоративный ивент под названием «День радио» был проведен в офисе компании - каждый сотрудник на своем рабочем месте смог принять участие в юмористическом марафоне (аналогичном проходившему в одноименном фильме): «Лично поучаствуй в поддержке родной радиостанции!»

Внешние мероприятия

Внешняя аудитория - объект гораздо более сложный. Во-первых, многие люди, принимающие участие в таком ивенте, не знакомы между собой. Во-вторых, поведение этой группы труднее спрогнозировать, следовательно, с ней непросто работать.

Однако и здесь начать следует с определения цели мероприятия. Поставив перед собой цель, можно спланировать и канву события. Для этого после тщательного анализа аудитории (возрастной состав, социальный статус и пр.) необходимо составить график задач с указанием приоритетов, например:

- ознакомить участников с новинками в линейке товаров компании;

- продемонстрировать высокий статус организации как партнера (надежность поставок, быстрое и эффективное решение возникших проблем, предложения о более тесном сотрудничестве и пр.);

- установить нужные связи и т. п.

Имея детально выписанный набор элементов, облегчающих достижение цели мероприятия, теперь можно легко расположить их в определенном порядке и указать тайминг - отведенное время. Так получаем готовый сценарий праздника, на который осталось навести легкий глянец - связать все элементы единым сюжетом.

При организации ивентов для внешней аудитории очень важно сохранять чувство меры. Не следует быть навязчивым: не переусердствуйте с числом анкет и количеством вопросов в них; не злоупотребляйте размещением логотипа, баннеров. Помните: каждый гость, пришедший на мероприятие, уже оказал вашей компании услугу - нашел время для посещения события, а это самая ценная валюта в мире. Он надеется обменять ее на что-то важное для него: интересное коммерческое предложение, перспективы сотрудничества - или просто позитивные эмоции.

Наталья Пигулевская,

директор компании Gloria UUA Event Management & Projects (Киев, Украина),

журнал \"Менеджер по персоналу\" (декабрь 2009 года)