15 Июл 2009 При подготовке бизнес-мероприятия лучше всего обратиться в event-агентство (компания, специализирующаяся на организации проведения мероприятий), но если Вам предстоит пройти этот путь самостоятельно, то наши советы помогут Вам сделать это достойно. Итак...
При бронировании конференц-зала обязательно выясните, с какого момента зал считается забронированным за вашей организацией (с момента получения подтверждения бронирования, с момента внесения частичной предоплаты и т.п.).
Внимательно читайте договор на аренду конференц-зала, так как он может содержать различные штрафные санкции, например за отказ от бронирования, или, например, за порчу имущества.
При обсуждении мероприятия с конференц-площадкой не забудьте уточнить, где находятся места для курения.
Заложите в начале мероприятия 15 минут, например, на приветственные слова. Реально они займут максимум 5 минут, но вы сможете начать мероприятие на 10 минут позже, что позволит дождаться всех (или почти всех)опоздавших.
Не делайте формальную часть слишком затянутой. Участники мероприятия способны внимательно слушать максимум 1,5 часа, после чего им нужно дать перерыв.
Не жалейте времени на перерывы: в большинстве случаев люди приходят на мероприятие, чтобы пообщаться в неформальной обстановке. Оптимальное время, например, для кофе-брейка - полчаса.
В теплое, а тем более в жаркое время года обязательно предусмотрите кулер с водой, либо раздайте бутылочки с водой участникам мероприятия. Хорошей идеей могут стать фирменные бутылочки с логотипом компании.
Обязательно изготовьте бейджи для всех участников мероприятия. Будет лучше, если бейджи организаторов и докладчиков будут отличаться от бейджей слушателей.
Не удивляйтесь, если на бесплатное для слушателей мероприятие придут не все зарегистрировавшиеся участники. Нормой посещаемости подобного рода мероприятий является 60% от числа зарегистрировавшихся.
При подготовке раздаточных материалов учитывайте специфику аудитории. Так, например, специалисты по информационным технологиям предпочтут вместо вороха рекламных проспектов получить все материалы на диске или флэш-карте.
Наибольшую ценность для слушателей конференции представляют PowerPoint-презентации. демонстрировавшиеся докладчиками во время их докладов. По возможности постарайтесь записать эти презентации на любой носитель и распространить среди участников мероприятия.
Ольга Поздняк, директор компании Экспо-Линк
О компании:
Компания Экспо-Линк - крупнейшая в УрФО компания, специализирующаяся на организации бизнес-мероприятий.
Миссия Экспо-Линк - создавать поводы для профессионального общения. Каждый год компания Экспо-Линк становится инициатором более 10 конференций, которые являются местом встречи представителей федерального и общероссийского бизнес-сообщества. На данный момент география проводимых конференций включает Екатеринбург, Челябинск, Пермь и Новосибирск.
Комментарии
оставить комментарий