Как меняются рабочие процессы в компаниях после вынужденного эксперимента с «удаленкой»
2020-тый запомнился российскому бизнесу, в том числе, массовым переходом на удаленный формат работы. Как показало исследование «Инфосистемы Джет», только на 1% компаний тренд повлиял незначительно, для остальных «удаленка» стала экспериментом поистине массовым: больше, чем в половине компаний вне офиса трудилось ¾ сотрудников. Как этот опыт повлиял на менеджмент? Какая доля новшеств останется с российским бизнесом навсегда – уже как паттерн, а не экстренная мера? Команда job-сайта Trud.com специально для Event-forum.ru опросила экспертов и выяснила, что бизнес успешно адаптировался к переменам, и значительная часть инноваций бесповоротно вошла в повседневную жизнь.
Переход в онлайн: технический аспект
«Удаленка» потребовала серьезного технического переоснащения компаний. Некоторые отчасти были готовы к новшествам – как, например, торговая сеть «Пятерочка». Концепция Home Office в компании появилась еще до пандемии. «За полтора года до карантина у нас началась глобальная трансформация, – рассказывает Елена Копытова, директор департамента обеспечения HR-сервисов торговой сети. – Большинство HR-сервисов (справки, больничные, нормативные документы, заявление на отпуск и т.д.) мы уже оформляли онлайн, почти у всех сотрудников была цифровая электронная подпись, прошлым летом мы запустили онлайн-систему подбора массового персонала. Компания освоила бесконтактный найм – HR собеседуют кандидатов по видеосвязи. Для большей части сотрудников мы обновили ноутбуки и установили на них все необходимые программы, в том числе Microsoft Teams для проведения онлайн-совещаний, а в офисе усилили точки доступа Wi-Fi».
Александр Высоцкий, основатель Visotsky Consulting
С удаленным форматом работы бизнес был знаком и раньше, но пандемия изменила соотношение сотрудников, работающих удаленно и в офисе. Александр Высоцкий, основатель Visotsky Consulting, приводит конкретные цифры: «До пандемии большая часть наших сотрудников работала в офлайне (примерно 70 %), в онлайне – 30 %. Сейчас это соотношение составляет примерно 50 на 50». О таком же соотношении рассказывает Анастасия Боровская, директор Русской Школы Управления: «Наша компания однозначно смотрит в сторону удаленки. Сейчас у нас сотрудники распределены 50 на 50, и в будущем мы планируем отдать предпочтение именно удаленной работе».
Элина Кудишина, директор по персоналу компании Oberon
Элина Кудишина, директор по персоналу компании Oberon, фокусирует внимание на важности организации документооборота, который переходит в формат дистанционного управления: «С точки зрения документооборота, настройки коснулись всех подразделений – от проектного управления до отдела кадрового администрирования. Разрабатываются инструкции и регламенты взаимодействия, системы адаптируются под новые требования с электронно-цифровым визированием. При работе подобных ИТ-систем акцент делается на безопасность и вирусоустойчивость».
Переход в онлайн: психологический аспект
При очевидных плюсах «удаленки» – экономии средств на аренду офисных помещений, более рациональному тайм-менеджменту – дистанционный формат создает зоны риска с психологической точки зрения. «Работа занимает большую часть нашего дня, поэтому для многих межличностные коммуникации – такая же значимая часть рабочего процесса, как и выполнение своих профессиональных обязанностей», – комментирует Евгений Запотылок, основатель и генеральный директор рекламного агентства «Формула рекламы».
Евгений Запотылок, основатель и генеральный директор рекламного агентства «Формула рекламы»
С этой точки зрения, «удаленка» предъявляет более высокие требования к корпоративной культуре. Евгений убежден, что ключевой момент в выстраивании отношений внутри команды в нынешних условиях – это транслирование ценностей компании. Второй критерий – осведомленность команды. «Это бывает сложно, многие новости в компаниях распространяются в коридорах офиса, во время совместного обеда, по пути к метро, – комментирует Евгений. – Поэтому мы ввели специальные ежедневные встречи, на которых все департаменты могут делиться своими статусами, а также переформатировали и вдохнули новую жизнь в корпоративные информационные рассылки».
Ольга Борзова, директор Учебного центра РДТЕХ
Среди способов вовлечения сотрудников в жизнь компании и повышения их лояльности, помимо традиционных тимбилдингов и корпоративов, уже в режиме онлайн, компании называют обучение – возможность для членов команды за счет работодателя повысить квалификацию, расширить карьерные возможности. Как рассказала Ольга Борзова, директор Учебного центра РДТЕХ, самыми активными участниками онлайн-обучения оказались организации из банковской, ритейл-, телеком- и IT-сфер. Во время пандемии Учебный центр РДТЕХ столкнулся с более частыми запросами на обучение малых групп и с возросшим спросом справился благодаря онлайн-формату.
Больше свобод – больше ответственности
«Удаленка», несомненно, ассоциируется с большей степенью свободы для сотрудников, возможно, поэтому не все руководители готовы перевести на новый формат львиную долю команды. Эксперты же единогласно высказались в пользу дистанционного формата сотрудничества, поскольку при рациональном управлении риски сводятся к минимуму. Тогда каким должен быть менеджмент?
Анастасия Боровская, директор Русской Школы Управления
Анастасия Боровская поясняет на примере Русской Школы Управления: «В компании пересмотрены все регламенты взаимодействия, и сейчас мы слаженно работаем на удаленных совещаниях, используя групповые чаты в мессенджерах. Сотрудников я больше направляю на качество работы и итоговые цели. Промежуточный процесс стал менее интересен, да и незаметен. Ведь теперь каждый сам организует работу, как ему удобно».
Александр Высоцкий однозначно не видит в «удаленке» угрозы продуктивности: «Я не согласен с тем, что удаленный сотрудник менее продуктивен, чем офисный». Каковы условия продуктивности члена команды? По мнению Александра, ключевые инструменты управления сегодня – это координация, измерение результатов, планирование. «Если эти инструменты внедрены, то у сотрудника не будет другого выхода, кроме как быть эффективным и показывать достойные результаты», - считает Александр.
Наталья Венерова, генеральный директор Центра развития бизнеса и карьеры
Схожая точка зрения – у Натальи Венеровой, генерального директора Центра развития бизнеса и карьеры. «”Удаленка” доказала, что может быть эффективной, если руководитель умеет ставить своей онлайн-команде четкие задачи и дедлайны, контролировать по точкам выполнение, координировать процесс более тщательно», – комментирует Наталья. С точки зрения управления наиболее выраженные изменения проявились в следующих процессах:
- упрощение бюрократических процедур,
- сокращение фонда оплаты труда (ФОТ),
- автоматизация рабочих процессов,
- набор специалистов под конкретные задачи.
Наталья подчеркивает, что изменилась схема планирования и, соответственно, мотивации сотрудников. «Задачи дробятся, а небольшие проекты, приносящие видимый результат, становятся предпочтительнее, чем долгосрочные и масштабные, – поясняет эксперт. – Выплаты за выполненную работу также происходят чаще, но в меньшем объеме. И сотрудников это устраивает – лучше получить меньше, но сейчас, чем ждать большого бонуса несколько месяцев, а тем более, лет».
Если говорить об общих ориентирах и принципах управления в изменившихся условиях, то тренды можно выразить такими понятиями, как гибкость, оперативность, использование лидерских качеств руководителя, самодисциплина. «В новой реальности бизнес-процессы должны отвечать основной цели — оперативному реагированию, способности перестроиться на альтернативный формат работы, стабильности систем независимо от локации, команде профессионалов с нужной мотивацией и инструментарием для работы из любой точки мира» - обобщает Элина Кудишина.