Из личного опыта ивентщиков: форс-мажоры на частных мероприятиях и их решение

По долгу службы нам приходится сталкиваться с различными форс-мажорными ситуациями на проектах. Порой - это маленькие "неприятности", которые решаются за считанные минуты, а иногда и серьезные вопросы, "не решение" которых может подвергнуть краху все событие, если не проявить смекалку и оперативность. Сегодня речь пойдет не о "цветочках", а о "хардкор-ситуациях", с которыми сталкивались мы и наши партнеры, о том, как их решить и не упасть в грязь лицом перед клиентом.

СЛОМАЛСЯ ГЕНЕРАТОР - ЭЛЕКТРИЧЕСТВА НЕТ

Наученные горьким опытом, мы привыкли работать на опережение. Поэтому если изначально знаем, что энергомощности площадки могут не справиться, то всегда берем второй генератор. Расходы на дополнительное запасное оборудование заранее обсуждаются с клиентом, и чаще всего заказчик не против подстраховаться, ведь свет и звук – это то, без чего мероприятие не может быть полноценным. Если запасного генератора нет, то нужно знать, где оперативно приобрести/ арендовать. Вообще, что касается техники - это всегда очень волнительно. Пусть будет по два и даже больше: ноутбуки, микрофоны, переходники и удлинители, аккумуляторы и батарейки, проектор и т.д. Вопрос 15-20 тысяч рублей - это ничто, когда речь идет и проекте в несколько миллионов.

ФОТОГРАФ/ВЕДУЩИЙ НЕ ПРИЕДЕТ

Ну согласитесь, если в день торжества оказывается, что подрядчик не приедет по различного рода причинам, то это вина на стороне агентства и только. Организаторы, которые в индустрии не первый день, имеют широкую сеть контактов, и потратив немного времени найдут замену. В такой ситуации уже не критически важно, чтобы фотограф был исключительно из ТОП-20, имел большой опыт и был номинирован на различные премии - хотя было бы идеально. Если же речь о ведущем, то постарайтесь найти замену по более дешёвой цене, но с высоким качеством мастерства, чтобы пара получила компенсацию за доставленные неудобства. Риск, что по каким-то причинам не явиться на торжество один из подрядчиков, всегда имеется. Поэтому у организаторов всегда должен быть short-list профессионалов "про запас". За день до мероприятия мы всегда прозваниваем несколько подрядчиков и договариваемся с ними на экстренный выезд, чтобы в случае непредвиденной ситуации, у нас уже гарантированно была замена.

ПОГОДА СЫГРАЛА ЗЛУЮ ШУТКУ

1) Дождь. Естественные насыщенно-зеленые декорации, яркое солнце и теплый летний ветерок - Вы рассчитывали на такие подарки природы, планируя мероприятие outdoor. Но тут случился дождь! Не в наших силах влиять на природу, но подготовиться заранее к осадкам и порывистым ветрам, особенно, если погода такая же непредсказуемая, как этим летом, вполне реально. Арендуйте зонты, закажите пледы, остановите выбор на площадке с крышей или шатром, а не под открытым небом, обсудите заранее возможность установить уличные грелки на случай непредвиденного наступления холодов, попросите декораторов привезти защитные пленки для элементов декора, которые нельзя подвергать дождю.Также заранее уточните у площадки, есть ли свободные закрытые залы на день Вашего мероприятия, чтобы в случае сильного дождя перенести банкет внутрь.

2) Невыносимая жара. Кстати, зонты будут очень даже кстати, если наоборот нагрянуло тепло и гости изнемогают от жары в своих костюмах и длинных платьях. Они уберегут их от прямых солнечных лучей и сделают пребывание на Вашем мероприятии более комфортным. Правда, пожалуй, эта история не про текущее лето. Также необходимо заранее позаботиться о том, чтобы на площадке был достаточный запас льда для прохладительных напитков. А также не забудьте закупить большое количество чистой питьевой воды как для гостей, так и для подрядчиков.

3) Сильный ветер. Часть выступлений запланирована на улице, подготовлены фотозоны и установлены декорации. Но тут начинается ураган - вся мебель и элементы оформления разлетаются. Если по прогнозу погоды планируется сильный ветер, то надежнее закрепить все конструкции на суперклей или двухсторонний скотч, а стеклянные элементы лучше убрать в помещение, чтобы на 100% обезопасить всех от травм.

УПАЛИ ДЕКОРАЦИИ

Бывают такие ситуации, когда по тем или иным причинам часть декораций падает/ломается, и нужно быть к этому готовым. Во-первых, нельзя работать с непроверенными декораторами, это основной и наиболее важный пункт, который нужно учесть. Во-вторых, до прихода гостей во время монтажа необходимо проверить надежность всех конструкций самостоятельно, даже если вы доверяете декораторам насто процентов. В-третьих, если вдруг форс-мажор всё-таки произошел во время мероприятия, не паникуйте и постарайтесь отвлечь на время внимание гостей от зоны, требующей реконструкции. В этом Вам должен помочь ведущий. Пока гости отвлечены, у Вас есть 30 минут, чтобы исправить ситуацию.

НЕПРИЯТНЫЕ СИТУАЦИИ С ТОРТОМ

Торт как основной элемент мероприятия на сегодняшний день присутствует практически всегда. Это может быть свадебный торт, торт для именинника или торт с корпоративной символикой компании. Вынос торта - важнейший этап любого ивента, и он должен пройти безупречно. "Сюрпризы" с деликатным, многоярусным кондитерским изделием возникают на мероприятиях достаточно часто, поэтому дабы было время на исправление ошибок очень важно договориться с кондитерской, чтобы торт был доставлен на площадку заранее. Наиболее частые форс-мажоры с тортом:

1) Привезли не тот торт, или Вы ожидали другого.Подобная ситуация у нас возникла недавно на свадьбе. Пара отказалась заказывать торт у профессионального кондитера, так как свадебная площадка сказала, что их повар готов испечь торт в качестве подарка для молодоженов. Никаких эскизов кондитерского шедевра нам не предоставили, сказали, что это будет сюрприз. И он оказался неприятным... За пару часов до выноса нам показали торт, вся команда организаторов было в шоке от увиденного. Стиль кондитерского изделия совершенно не сочетался с декором торжества, в целом "сладкое творение" выглядело безвкусно. Общими усилиями удалось исправить оформление торта, заменили нелепые оранжевые розы на пастельные пионы и несколько горстей свежих ягод.Креативность Вашей команды и общие усилия смогут сделать торт более похожим на то, что Вы ожидали. Ведь организаторы – это люди многофункциональные, мы должны быть одновременно и немножко кондитерами, и стилистами, и декораторами, и фотографами.

2) Торт повредился при доставке. Все зависит от уровня разрушения. Зачастую цветы и ягоды помогают исправить ситуацию.

3) Торт не приехал, его уронили или разрушения непоправимы.В этой ситуации поможет только проактивность: важно заранее узнать адрес пекарни вблизи банкетного зала, где продаются готовые свадебные торты. Или иметь контакт кондитера, который за несколько часов сможет изготовить многоярусное лакомство.

ГОСТИ НЕДОВОЛЬНЫ РАССАДКОЙ

Решение этого технического момента - всегда на плечах организаторов. Виновники торжества никак не должны участвовать в этом вопросе. Идеально, если они даже не будут знать о возникновении этой ситуации. Перемещение именных карточек с одного стола на другой не займет много времени, но сэкономит Ваши силы и нервы. Мы всегда оставляем несколько свободных мест в рассадке на случай "незваных гостей", поэтому таких "недовольных" просто пересаживаем на свободные места.

При организации свадебных торжеств имеются свои тонкие нюансы, которые несвойственны другим частным мероприятиям. Так как свадебный сезон в самом разгаре, то хотим выделить ряд моментов, которые будут актуальны для wedding-организаторов:

УТЕРЯНЫ ОБРУЧАЛЬНЫЕ КОЛЬЦА

На первый взгляд проблема кажется критической, но ее решение гениально и не занимает много времени. Если пропажа колец обнаружилась непосредственно перед церемонией, и на покупку новых нет времени, то для проведения процесса обмена кольцами можно воспользоваться ювелирными украшениями друзей или родителей. Также можно смастерить подобие обручальных колечек из ленточек или проволоки - решение для любителей творческого подхода. Объясните паре, что это не повод впадать в панику - поисками или покупкой новых обручальных колец можно заняться после торжества.

ТУФЕЛЬНЫЙ ВОПРОС

1) Сломался каблук.Однажды попав в такую ситуацию, теперь всем нашим невестам мы рекомендуем запастись второй парой туфель на всякий случай. Также всегда под рукой у нас есть "набор организатора", где имеется в наличии суперклей, который тоже без проблем решает проблему "сломанный каблук". В крайней ситуации можно разуть подружку, чтобы невеста смогла красиво прошагать к алтарю.

2) У невесты устали ноги.Каждая наша невеста всегда берет на торжество обувь на плоской подошве, это на случай уставших ног. Кстати вместо поврежденных туфель можно обуть и балетки - это для решения проблемы "сломанный каблук".

3) Скользит подошва туфель. В этой ситуации необходимо на подошву наклеить бактерицидный пластырь советского типа. Его необходимо будет периодически менять, но он определенно спасет девушку от падения.

ФОРС-МАЖОРЫ С ПЛАТЬЕМ

1) Порвался подол. Когда не успеваете подшить, то на помощь приходит тканевый скотч. Если такого нет под рукой, то выручит малярная клейкая лента - всегда найдется у специалиста, отвечающего за техническое оснащение мероприятия.

2) Пятно на платье. Помогают салфетки для экспресс-устранения загрязнений с одежды антибактериальные салфетки, соль или тальк, которым можно замаскировать пятно.

3) Молния. Если молнию заело, используйте парафин от свечи. В случае, если молния разошлась, то помогут иголка с ниткой.

У организатора всегда должен быть short-list свадебных подрядчиков "про запас", список телефонов платных скорых, адреса и контакты ближайших аптек, кондитерских, цветочных лавок и магазинов с техническим оборудованием, обувью, ювелирными украшениями и канцелярскими товарами. Перед торжеством соберите набор, включающий: суперклей, ножницы, тканевый скотч, швейный мини-набор, бактерицидный пластырь, популярные лекарства (от аллергии, головы, желудка, успокоительное), влажные салфетки для выведения пятен, двухсторонний скотч, тальк, гвозди, отвертки, молоток.

Столкнувшись с разными ситуациями на мероприятиях, мы поняли одно, что опыта много не бывает, что форс-мажоры возникали, возникают и будут возникать. Вопрос лишь в том, сколько времени и энергии будет затрачено на решение проблемы. Сохранять хладнокровие, центрированность и ясное мышление в любой ситуации - это один из ключевых навыков любого организатора. Спокойный ум и баланс эмоций являются залогом успешного разрешения любого форс-мажора.