Тайминг на мероприятии. Заметки бывалого

"Человек внутри события" оценивает, критикует и примеряет на себя чужой опыт. Профессиональная деформация требует провести "работу над ошибками".
 

С начала 2017 года я участвовала в 12 "чужих" конференциях и форумах. На каждом мероприятии урезали время перерывов и нетворкинга, прерывали спикеров и не соблюдали регламент.
 

К каким рискам готовиться при этом?

• негатив со стороны участников (разрушенное расписание встреч, голод и жажда, смещение фокуса внимания, усталость, злость, разочарование);
• негатив со стороны спикеров (см.пункты выше + репутационные риски)
• негатив со стороны спонсоров и экспонентов ( см. пункты выше + невозможность реализовать потенциал инвестиций в проект)
• репутационные и финансовые риски организаторов (список длинный и безрадостный: от негатива в соцсетях до расторжения контракта с партнерами, от истерики  "звездного" спикера до внеплановых затрат).

Как укротить непокорный тайминг?
 

Привожу ТОП-10 и 1 способ обуздать тайминг мероприятия.

1. Учесть время на сбор гостей и решение оргвопросов в перерывах, дав больше возможностей для нетворкинга за кофе. Плюс 10 минут минимум.
2. Проинформировать команду заранее о том, что соблюдение регламента - важная задача и ценность. Проговорить и прописать! Использовать единый канал для оперативной связи на площадке (рации, мессенджеры и проч.)
3. Спикерам и модераторам выслать инструкцию по регламенту, числу слайдов и длительности выступления, прописать модераторам "сигнальные" фразы для управления временем выступлений. Лично устно донести важность информации и ожидания от спикеров и модераторов.
4. Снабдить волонтеров в зале табличками "5-3-0 минут до конца выступления" и посадить в поле зрения спикеров/модераторов.
   1. На экране для спикера запустить таймер обратного отсчета.
   2. Песочные часы на столе спикера.
   3. Звуковой сигнал окончания времени выступления.
5. Пригласите спикеров и модераторов на "генеральный прогон".
6. Проверьте презентации заранее сомневаетесь в том, сколько времени займет выступление - свяжитесь со спикером заранее, чтобы не ставить его в неловкое положение на сцене.
7. Убедитесь, что спикер не будет тратить полезное время выступления на решение оргвопросов: загрузка презентации, смена ноутбуков, проверка кликера, микрофона, выход на сцену с конца зала, включение аудио/видео и т.п.
8. SMS/push-уведомления или сообщения в онлайн-каналах о ключевых блоках мероприятия, дублирование информации в микрофон.
9. В секциях закладывать время на вопросы и ответы. Плюс 10 минут.
10. Ясная навигация на площадке. Волонтеры на ключевых точках для управления потоком участников.
11. Заранее присылать информацию о парковках и удобном подходе/подъезде на площадку с указанием реального времени, которое занимает дорога. Гугл часто врет, проверяйте на себе.

Что делать, если Халк уже вырвался на свободу и время работает против вас?
 

1. Как можно раньше отследить, где произошел сбой и каким резервом времени вы располагаете, чтобы снова войти в "тайминг".
2. Оперативно скорректировать программу и проинформировать участников о ближайших изменениях по доступным каналам. Держать руку на пульсе: своевременно предоставлять актуальную информацию и собирать обратную связь.
3. Если ситуация требует - принести извинения участникам, дополнить комплиментом от организатора.
4. Оперативно провести инструктаж модераторов и волонтеров на площадке.
5. Собрать обратную связь и провести целевую работу с негативом, чтобы минимизировать репутационные риски.
6. Подготовить список опций, которые эмоционально могут перевесить негатив от возможных форс-мажоров.

А что делаете вы, чтобы стихийность не стала отличительной чертой ваших ивентов?