Внимание, это не обучающий материал, а набор случайных слов на заданную тему для возбуждения мозговых волн. Многое из написанного относится к региональным рынкам и к женщинам с «кораблями на головах» :)

1. Брифинг – личная встреча

Нет ничего лучше живой встречи! Лично мне важно посмотреть в глаза потенциальному партнёру. Между клиентом и организатором должна появится «химия». Это то единственное, что позволяет выжать из любого события максимальный результат.

Да, можно заполнить бриф по электронной почте или по телефону. Но я убеждён – в этом случае он будет недоработан. В нём не будет ничего живого: мимики человека, пластики движения, цвета глаз, и самого главного – реакции клиента на вопросы. Вы сами прекрасно понимаете, что человек не всегда говорит то, о чём он думает. Правду говорит физика его тела.

Что, если нет?

Объясните, почему это важно. Дайте несколько ссылок на разные авторитетные источники, обсуждающие эти вопросы. Пригласите на мероприятие «Как правильно брифовать подрядчика». Попробуйте научить вашего потенциального клиента, в конце концов это наша общая цель – повышать уровень грамотности ивент рынка.

Если клиент говорит о том, что агентств слишком много и встречаться с каждым у него нет времени – предложите собрать всех в один день в одном месте для общего брифинга и пообещайте помочь в организации данного мероприятия. Приведите примеры успешных брифингов.

2. Бюджет

На мой взгляд здесь все просто: есть бюджет – есть мероприятие, нет бюджета – нет мероприятия. Ну не верю я, что если у компании в плане проведение мероприятия, то бюджет не ясен. Информация по бюджету нужна, в первую очередь, сотрудникам креативного цеха, которых нужно «прессовать» при любом удобном случае, а то вы получите что-то вроде: «… и ещё нам нужно, чтобы вертолёт сел в сметану».

Если вам говорят, что бюджет у компании достаточный, удалитесь под благовидным предлогом и не возвращайтесь – бюджета у них нет!

Что, если нет?

Попробуйте выяснить бюджет прошлых мероприятий. Если их не было, спросите что произошло и приготовьтесь слушать и делать выводы.

Назовите пару цифр, разбирая ваши кейсы. При этом обращайте внимание на реакцию собеседника. При возникновении когнитивного диссонанса зрачки человека расширяются.

В идеале у вас должен быть ценовой фэйдер. В течении всей беседы задавайте этот вопрос в разных нестандартных формулировках: «Если бы вы были генеральным директором, то какой бюджет выделили бы для проведения мероприятия?» или «Назовите любое семизначное число».

3. ЦА

Помните про вертолёт в сметане? Согласитесь, подобные креативные решения понравятся далеко не всем категориям гостей. В первую очередь нужно выяснить – какая целевая аудитория у мероприятия.

Что, если нет?

Попробуйте выяснить кто является лидерами мнений в компании? Куда они ходят? Как одеваются? Какие хобби и увлечения имеют? Директор – это лицо компании! Изучите его. Внимательно посмотрите на тех кто вас брифует. Спросите есть ли в тендерной комиссии бывшие «сотрудники» различных органов. «Сотрудники» точно знают, что им надо, но никогда вам этого не скажут. Потому что это, с*ка, тайна!

4. Цели и задачи мероприятия

«Просто отдохнуть» – верной дорогой уходит в прошлое (пока, правда, ползком). Цели и задачи должны быть! Хотя бы что-то одно. Как минимум спросите зачем им это мероприятие? Ответ: «Традиция у нас такая» – уже что-то! О, традиции есть! Какие? Нужна ли популяризация традиций? Что ещё приветствуется в вашей компании? Диалог запущен.

Что, если нет?

Вникайте, изучайте сайт, предлагайте свои варианты, привязывайтесь к ценностям, ОБСУЖДАЙТЕ вопрос. Опять же, покажите кейсы. Расскажите анекдот про цели и задачи.
На самом деле этот пункт самый простой, если целей и задач нет, значит это тот самый случай про … Не мучайте себя – просто сделайте нужное мероприятие

5. Опыт проведённых мероприятий

Любой рассказ про существующий опыт сам по себе полезен. Самое главное, что из него вы сможете понять способы и механизмы взаимодействия с заказчиком.

Что, если нет?

Ну и черт с ним, в конце концов многие заказчики не рассказывают подобные вещи, чтобы не ограничивать вас рамками прошлого. Попробуйте связаться с бывшим подрядчиком. Перед встречей изучите данные о прошедших мероприятиях с помощью интернета. Особое внимание уделите социальным сетям. Хештеги вам в помощь.

Получить грамотный бриф (который в расширенном варианте состоит из большего числа вопросов) – сложная задача и большой труд. Надеюсь, этот материал кому-то поможет повысить процент информативности. Я буду этому очень рад!